SERVICE TRANSITION

SERVICE TRANSITION

Sering terjadi pemutusan hubungan antara departemen pengembangan dan operasi dalam TI, yang akibatnya menyebabkan banyak implementasi layanan baru atau berubah yang gagal. Transisi layanan berkaitan dengan menjembatani kesenjangan itu dengan lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi sebelum semuanya dipindahkan ke lingkungan hidup, termasuk dokumentasi dan pelatihan untuk pengguna dan staf pendukung. Transisi layanan juga bertanggung jawab atas pelucutan dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.
Transisi yang lancar dicapai dengan mengambil paket desain layanan baru atau berubah (SDP) dari tahap desain layanan, mengujinya untuk memastikan bahwa itu benar memenuhi kebutuhan bisnis, dan menyebarkannya dalam lingkungan produksi.
Beberapa proses yang dijelaskan dalam fase ini juga digunakan dalam fase lain, khususnya pengetahuan layanan, perubahan dan aset layanan dan manajemen konfigurasi.

MAKSUD DAN TUJUAN
Tujuan dari transisi layanan adalah untuk: • menetapkan harapan pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau yang berubah akan memungkinkan perubahan bisnis; • memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan pelepasan mulus ke dalam bisnis mereka
 proses dan layanan;

• mengurangi variasi dalam prediksi dan kinerja layanan yang sebenarnya begitu mereka diperkenalkan;

• mengurangi kesalahan yang diketahui dan meminimalkan risiko dari perubahan

• memastikan bahwa layanan dapat digunakan dengan cara yang diperlukan.

Tujuannya adalah untuk: • merencanakan dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan layanan baru atau diubah ke lingkungan hidup dalam perkiraan biaya, kualitas dan waktu
  perkiraan; • meminimalkan dampak tak terduga pada layanan produksi, operasi dan organisasi pendukung; • meningkatkan kepuasan pelanggan, pengguna dan staf manajemen layanan dengan penyebaran layanan baru atau yang berubah, termasuk komunikasi, rilis
  dokumentasi, pelatihan, dan transfer pengetahuan; • meningkatkan penggunaan yang benar dari layanan dan aplikasi yang mendasarinya dan
  solusi teknologi; • memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan penyelarasan antara transisi bisnis dan layanan.
Transisi layanan mencakup manajemen dan koordinasi sumber daya yang diperlukan untuk mengemas, membangun, menguji, dan menerapkan rilis ke dalam produksi dan untuk membuat layanan baru atau diubah sebagaimana ditentukan oleh persyaratan pelanggan dan pemangku kepentingan. Transisi layanan juga mengelola transfer layanan ke atau dari penyedia layanan eksternal.

Merger, akuisisi dan perubahan organisasi besar lainnya dikelola dengan lebih baik, kerugian produktivitas melalui perubahan diminimalkan, dan risiko diidentifikasi dan ditangani. Hal ini juga mendukung manajemen keuangan yang sehat, karena perencanaan dan penganggaran yang efektif untuk transisi berarti lebih sedikit kejutan, lebih sedikit gangguan, lebih tinggi
 produktivitas dan manajemen sumber daya yang lebih baik. Sebagai contoh, dalam transisi yang melibatkan dekomisioning sistem dan layanan yang ada, organisasi akan dapat mengidentifikasi peluang untuk pengurangan biaya melalui waktu yang tepat.

Singkatnya, transisi layanan yang efektif merupakan bagian penting dari pemerintahan yang baik. Perubahan dapat dirangkul lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak bisnis, dan bisnis, pelanggan dan karyawannya semua dapat menghadapi perubahan dengan keyakinan yang lebih besar dalam hasilnya. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan, jika transisi layanan efektif, harapan itu akan ditanggung
 realitas.
TUJUAN PROSES DAN NILAI
Bagian 3 berisi rincian tentang lima proses dalam fase ini. Dua proses yang tersisa dan aktivitas 'mengelola perubahan organisasi dan pemangku kepentingan' dijelaskan secara singkat di bawah ini.
Validasi dan pengujian layanan Tujuan validasi dan pengujian layanan adalah untuk memastikan bahwa layanan baru atau yang diubah dan proses rilis terkaitnya akan memenuhi kebutuhan bisnis dengan biaya yang disepakati.
Aktivitas validasi dan pengujian layanan dapat diterapkan di seluruh siklus hidup layanan untuk memberikan jaminan kualitas dari setiap aspek layanan. Layanan ujung ke ujung lengkap perlu dipertimbangkan dan secara internal dan eksternal
 mengembangkan komponen layanan yang disertakan.
Validasi layanan memberikan nilai dengan mencegah kegagalan layanan yang dapat membahayakan penyedia layanan dan aset pelanggan, yang dapat mengakibatkan hasil seperti kehilangan reputasi, kerugian finansial, penundaan waktu, cedera, atau bahkan kematian.

Evaluasi perubahan Evaluasi adalah proses generik yang mempertimbangkan apakah kinerja sesuatu dapat diterima, nilai untuk uang, sesuai dengan tujuan dan apakah implementasi dapat dilanjutkan berdasarkan kriteria yang ditetapkan dan disepakati. Tujuan evaluasi perubahan adalah:

• untuk mengevaluasi efek yang diinginkan dari perubahan dan sebanyak efek yang tidak diinginkan seperti kapasitas yang diberikan secara praktis, sumber daya dan organisasi
 kendala;

• untuk menyediakan hasil berkualitas baik dari proses evaluasi sehingga manajemen perubahan dapat mempercepat keputusan yang efektif tentang apakah suatu perubahan harus disetujui atau tidak;

• untuk menetapkan harapan pemangku kepentingan dengan benar.

Menetapkan transisi layanan yang efektif dapat menjadi tantangan. Berikut ini adalah beberapa masalah yang dapat muncul dan perlu dikelola:

• Memastikan bahwa semua aktivitas perubahan didorong melalui transisi layanan.

• Menyeimbangkan kebutuhan yang berkembang dari bisnis terhadap kebutuhan untuk melindungi layanan langsung (yaitu menjadi responsif sambil mempertahankan perlindungan yang sesuai).

• Mengintegrasikan dengan siklus hidup pengembangan dan proyek yang secara tradisional bersifat independen.

• Memiliki otoritas dan pemberdayaan yang tepat untuk melaksanakan proses sebagaimana didefinisikan.

• Mengelola persepsi orang-orang sehingga prosesnya tidak dilihat sebagai penghalang untuk mengubah atau menjadi lebih birokratis.

Peran Manajer transisi layanan bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengoordinasikan sumber daya untuk menerapkan rilis besar dalam perkiraan perkiraan biaya, waktu, dan kualitas.